Berichte sind der Fluch des Beratungsgeschäftes. Tatsache ist, Berichte begegnen uns in der komplexen Arbeitswelt in unterschiedlichen Formen täglich. Das Schreiben von angemessenen Reports ist eine der grundlegenden Fertigkeiten, die ein Coach, Berater und Trainer beherrschen sollte.

Wie Sie es angehen, erfahren Sie in diesem Rezept.

Die richtige Positionierung Ihres Berichts

Haben Sie sich auch schon oft gefragt, wofür Sie überhaupt Ihre Berichte abfassen? Kommt es Ihnen so vor, als ob Ihre Dokumente ungelesen in irgendwelchen Aktenschränken lagern und von niemandem registriert werden?

Genauso wie Sie sich und Ihre Dienstleistungen positionieren, will auch ein Bericht geeignet in den Raum gestellt werden. Sehr oft kommt es vor, dass Berichte einfach zum Projektgeschehen dazu gehören. Dann gibt es keinen Weg, um die Aufgabe, diese Schriftstücke zu produzieren, herum zu kommen.

Manchmal liegt es aber auch an Ihnen. Bieten Sie als Ergebnis eines Projektes einen Bericht an? Nach Alan Weiss¹ ist das der Grund dafür, warum viele Consultants nur wenig bezahlt bekommen. Ein Bericht als Ergebnis eines Projektes stellt keinen besonders großen Wert dar. Das ist auch der Grund dafür, warum Sie sich genau überlegen sollten, wo Sie sich in Zukunft Berichte ersparen können. Schließlich bekommen Sie Ihr Honorar auf Basis des Wertes, den Sie Ihrer optimalen Kundin bringen. Dieser ergibt sich aus den durch Ihr Mitwirken verbesserten Geschäftsergebnissen Ihrer Kundin und nicht aus den Tasks, die Sie ausführen und dem Papier, das Sie produzieren.

Eine passendere Form für den Abschlusses von Projekten stellt zum Beispiel die Nachbesprechung, auf Neudeutsch Debriefing, dar.

Das Rezept

Im Geschäftsalltag sollen Berichte so organisiert sein, dass die enthaltene Information leicht aufgefunden werden kann und Ihre optimale Kundin leicht versteht, was Sie fabriziert haben.

Das ist ein Grund dafür, warum Berichte gut strukturiert in einzelne Abschnitte mit sprechenden Überschriften und Unterüberschriften gegliedert sein sollten. Alle Informationen, die den Leser verwirren würden, wie technische Informationen und dergleichen, sollten im Anhang dargestellt werden.

Berichte sind komplexe Dokumente. Es wird von Ihrem speziellen Fall abhängen, welche konkrete Gliederung sie benötigen. Folgend eine allgemeine Gliederung, die als Ausgangsbasis für individuelle Formate herhalten kann.

Titelseite

Die Titelseite beinhaltet einen informativen Titel, aus dem klar das Thema und die Art des Berichtes hervorgeht (Analyse, Zusammenfassung, Empfehlung, Machbarkeit, Umfrage etc.). Genauso sollten Ihr Name inklusive Titel, Ihr Unternehmen und Ihre Stellung im Unternehmen angeführt sein. Geben Sie an, für wen der Bericht geschrieben wurde. Achten Sie darauf, auch ein vollständiges Datum anzudrucken.

Executive Summary

Die Executive Summary für Ihren Bericht ist für alle jene Leser gedacht, die nicht die Zeit haben, den gesamten Bericht zu lesen und für Leser, die entscheiden wollen, ob Sie diesen Bericht lesen sollen.

Eine Executive Summary ist zwischen 250 und 500 Worte lang. Sie umreißt den Kontext, die Problemstellung, den Umfang der Darstellung, die verwendeten Methoden, die Ergebnisse und die Zusammenfassung. Denken Sie daran, die Executive Summary steht für sich alleine. Jemand, der nur diesen Teil ließt, muss einen Eindruck davon bekommen, worum es in diesem Dokument geht.

Inhaltsverzeichnis

Sollte Ihr Bericht mehrere Seiten haben, dann ist es notwendig ein Inhaltsverzeichnis einzufügen. Dieses ermöglicht es dem Leser, leichter in die einzelnen Teile einzusteigen. Außerdem bekommt der Leser einen schematischen Überblick über die Struktur des Werkes.

Ein Inhaltsverzeichnis sollte alle Überschriften der einzelne Abschnitte und Unterabschnitte 1:1 wiedergeben. Wenn Sie den Bericht per E-Mail zustellen, sollten Sie dieses Inhaltsverzeichnis auch mit Hyperlinks² versehen. Das erleichtert den Zugriff auf die einzelnen Abschnitte des Reports maßgeblich. Achten Sie darauf, für das Inhaltsverzeichnis eine eigene Seite zu verwenden.

Einleitung

Die Einleitung stellt die Thematik vor, gibt die Motivation für den Text vor und stellt den Umfang des Werkes vor.

• Beleuchten Sie den Hintergrund für den Bericht. Wie ist es zu diesem Report gekommen? Warum und von wem wurde er in Auftrag gegeben?
• Was war die Absicht für das Projekt, das Sie mit diesem Bericht darstellen?
• Definieren Sie die Aufgabenstellung. Konkret, überprüfbar, etc.
• Stellen Sie die Gliederung des Berichtes dar.
• Stellen Sie einen Überblick über die einzelnen Abschnitte des Berichtes und den Zusammenhang zum Problem dar.
• Grenzen Sie den Bericht ab. Wo liegen die Grenzen des Projektes, der Untersuchung, der Evaluation, etc.
• Listen Sie alle verwendeten Untersuchungsmethoden auf (Interviews, Statistiken, Fragebögen, Recherchen etc.)
• Würdigung aller erhaltenen Unterstützungen für die Erstellung des Berichts.

Klarerweise gibt es hier Überschneidungen mit dem Inhalt der Executive Summary. Wo jedoch die Executive Summary Ergebnisse vorweg nimmt, erschließt die Einleitung den Einstieg in die einzelnen Teilbereiche des Untersuchungsgegenstandes.

Hauptteil

Im Hauptteil entwickeln Sie nun alle die Themen und Fragen, die Sie in der Einleitung angerissen haben. Dieser Teil behandelt eine Beschreibung und Diskussion der Resultate, die Sie gefunden haben. Wenn es hier relevante Anknüpfungspunkte zu spezifischen Fachthemen gibt, dann ist hier der geeignete Ort, um diese Verknüpfung vorzunehmen.

Hier einige typische Fragen, die Sie im Hauptteil Ihres Reports stellen können.

• Was sind die kritischen Faktoren, die das behandelte Problem beeinflussen?
• Sprechen die gefundenen Ergebnisse für eine bestimmte Vorgehensweise?
• Sprechen bestimmte Resultate gegen eine Vorgehensweise?
• Wurden unerwartete Elemente gefunden, die für das weitere Vorgehen berücksichtigt werden müssen?

Vermutlich wird der Hauptteil der längste Teil Ihres Berichtes werden. Achten Sie darauf, Ihr Material logisch zu präsentieren. Verwenden Sie dazu eine geeignete Unterteilung in Kapitel und Unterkapitel. Achten Sie besonders darauf, informative Überschriften zu verwenden.

Wenn Ihr Bericht die Analyse von Daten erfordert, macht es Sinn, im Hauptteil einen eigenen Abschnitt über die Untersuchungsmethode einzufügen. Hier geben Sie an, wie Sie zu den Daten gekommen sind und nach welchen Kriterien Sie die Evaluierung vorgenommen haben. In so einem Fall werden Sie im Hauptteil auch Grafiken und Tabellen verwenden wollen. Achten Sie jedoch darauf, nur die Abbildungen und Tabellen zu verwenden, die zum Verständnis des Textes unmittelbar notwendig sind. Die restlichen Daten platzieren Sie besser im Anhang.

Ergebnisse

In den Ergebnissen stellen Sie alle Folgerungen aus der Untersuchung zusammen, die aus der Diskussion des Hauptteils gezogen werden können. Sie beantworten damit die grundsätzlichen Fragen, die dazu geführt haben, diesen Bericht zu schreiben. In diesem Teil beschreiben Sie auch, was das für Ihren Kunden bedeutet.

Im Ergebnisteil beziehen Sie sich immer auf den Hauptteil der Untersuchung. Führen Sie hier keine neuen Schlussfolgerungen ein. Beziehen Sie sich nur auf das Material, das Sie im Hauptteil erörtert haben. Achten Sie darauf, in diesem Teil wirklich alle Ergebnisse aufzulisten, auch die vagen, unangenehmen, unvollständigen, sowie jene, die nicht in den Rahmen passen zu scheinen. Hier zeigen Sie, dass Sie unvoreingenommen an die Sache herangegangen sind und nichts eigenmächtig verzerren oder beschönigen wollen.

Viele Manager werden diesen Teil als erstes lesen. Daher sollten alle Punkte hier sehr klar umrissen sein.

• Weisen Sie auf die ursprünglichen Ziele des Berichts hin.
• Stellen Sie die Anwendbarkeit der Ergebnisse dar.
• Zeigen Sie die Grenzen und Vorteile der gefundenen Resultate auf.
• Geben Sie Ihre objektive Meinung wider ohne zu beurteilen.

Beachten Sie! In diesem Teil wollen Sie lediglich eine Darstellung der gefundenen Ergebnisse abliefern. Dieser Teil ist nicht der geeignete Ort um Empfehlungen und Ihre persönliche Meinung abzugeben. Dafür gibt es den folgenden Abschnitt.

Empfehlungen

Nachdem Sie eine ausführliche Diskussion des Untersuchungsgegenstandes geführt und die Ergebnisse hervorgehoben haben, können Sie nun in einem eigenen Abschnitt Ihre persönlichen Empfehlungen abgeben.

In diesem Abschnitt können Sie Ihre Fachkompetenz wirken lassen. Achten Sie darauf, dass alle Ihre Empfehlungen auf Basis der aufgelisteten Ergebnisse stattfinden. Erweitern Sie hier den Rahmen des Untersuchungsgegenstandes nicht mehr. Formulieren Sie praktisch, spezifisch und versuchen Sie auch diesen Teil gut organisiert zu gliedern, am besten durch Verwendung von Item-Listen. Beginnen Sie mit den wichtigsten Empfehlungen zuerst und schließen Sie daran die weniger wichtigen Ratschläge an.

Referenzen

Für einen professionellen Bericht ist ein ausführlicher Abschnitt über die verwendeten Referenzen ein absolutes Muss! Führen Sie hier alles an, was Sie für die Erstellung des Reports verwendet haben. Angefangen bei internen Firmendokumenten, über Internetseiten, bis hin zu verwendeter Literatur sollte in diesem Abschnitt alles genauestens aufgelistet sein.

Anhang

Alle Daten, die Sie für die Erstellung des Reports verwendet haben, die jedoch nicht im Hauptteil Verwendung gefunden haben sollten im Anhang angeführt sein. Dazu gehören verwendete Fragebögen, Tabellen, Abbildungen, Grafiken, Transkriptionen von geführten Interviews, Bilder, Landkarten, Zeichnungen, Briefe, spezielle technische Informationen, allgemeine vertiefende Informationen, die den Diskurs zerfleddern würden, sowie alle Informationen, die Spezialisten interessieren könnten, aber nicht für eine Verständlichkeit des Reports erforderlich sind, gehören hier her.

Grundsätzlich gibt es keine Grenze für die Menge der Daten, die Sie in den Anhang stellen, sofern Sie im Hauptteil des Berichts darauf Bezug nehmen und es für den Inhalt Ihres Reports relevant ist. Der Anhang sollte ein nützliches Tool für den Interessierten Leser darstellen.

Heute ist es üblich, Berichte per E-Mail zu versenden. Dennoch sollten Sie zusätzlich eine auf hochwertigem Papier und in guter Qualität gedruckte Version per Post an Ihre Kundin schicken. Ein Brief wirkt mehr als ein einfaches Mail.

Wenn Sie das tun, stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Fakten im E-Mail, wie auch in Ihrer Postsendung vorhanden sind. Achten Sie besonders darauf, sich bei Personen, die Sie bei der Erstellung des Berichtes unterstützt haben ausdrücklich zu bedanken. Heben Sie die Ergebnisse und Schlussfolgerungen in diesem Brief kurz gesondert hervor.

Zusammenfassung

Überlegen Sie sich, wo es möglich ist, Alternativen zu Berichten. Wenn es nicht anders geht, halten Sie sich an die klassische Form. Achten Sie insbesondere darauf, dass Sie und Ihr Unternehmen klar als Verfasser des Schriftstücks hervorgehen und dass auf dem Deckblatt verschiedene Wege mit Ihnen in Kontakt zu treten angegeben sind.

Call 2 Action

Einen guten Bericht zu schreiben nimmt einige Zeit in Anspruch. Sollten Sie um diese Arbeit nicht herum kommen, stellen Sie sicher, dass Sie die Zeit dafür wirklich möglichst ungestört zur Verfügung haben. Denken Sie daran, die Qualität Ihrer Bemühungen ist das Licht, das Sie vor sich her tragen.

Werden Sie sich klar darüber, wofür Sie von Ihrer optimalen Kundin entlohnt werden wollen. Ist es nur der zeitliche Aufwand, den Sie einsetzen? Oder sind Sie maßgeblich an der Verbesserung des Wertschöpfungsprozesses Ihrer optimalen Kundin beteiligt? Welche alternativen Honorierungsmöglichkeiten würde es in diesem Fall geben?

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